SAP คำตอบพื้นฐานของ ERP

SAP R/3 ชื่อนี้ คงไม่ใช่สิ่งแปลกใหม่สำหรับคนในวงการไอทีรวมทั้งผู้ที่ทำงานอยู่ในองค์กร ไม่ว่าจะขนาดใดก็ตาม เพราะผมเชื่อว่าหลายๆ ท่านคงได้สัมผัสกับระบบ SAP R/3 กันมาบ้างแล้ว บางท่านอาจเป็นผู้ใช้ระบบ บางท่านอาจเป็นที่ปรึกษาในการวางระบบ SAP แต่เชื่อมั้ยว่า บางครั้งคำถามง่ายๆ ที่ว่า SAP คืออะไร หลายๆ ท่านยังตอบคำถามสั้นๆ นี้ไม่ได้เลย

ผมเคยได้ยินบางคนพูดว่า SAP คือซอฟต์แวร์บัญชีตัวหนึ่งเท่านั้น ผมในฐานะที่ทำงานอยู่ในแวดวง SAP มาเกือบ 8 ปี ถึงแม้ว่าตอนนี้จะผันตัวเองมาเป็นอาจารย์สอนหนังสืออยู่ที่มหาวิทยาลัย แต่ก็ไม่ได้ทิ้งความรู้ความเข้าใจทางด้านระบบ SAP R/3 แต่อย่างใด เพราะที่คณะพาณิชยศาสตร์และการบัญชี จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย มีระบบ SAP R/3 ให้ใช้สอนนิสิตภาควิชาการบัญชี ผมจะขอเป็นตัวแทนที่จะมาเสนอแนวคิดที่ว่า SAP คืออะไร

สำหรับผมแล้ว ถ้าจะตอบคำถามในเรื่องอะไรก็ตาม ผมมักจะกล่าวถึงทฤษฎีของเรื่องนั้นๆ ก่อนเสมอ เพราะมันจะทำให้เราเข้าใจในหลักการของเรื่องนั้นๆ คำตอบง่ายๆ คือ SAP ซอฟต์แวร์ทางด้าน Enterprise Resource Planning หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า ERP ชั้นนำตัวหนึ่งในอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์นั่นเอง บางท่านอาจจะมีคำถามต่อไปว่า แล้ว ERP มันคืออะไรกันล่ะ นี่ละครับหัวใจสำคัญของบทความนี้ ผมจะขออธิบายความหมายของ ERP ทางด้านทฤษฎีในฐานะที่เป็นอาจารย์สอนในหัวข้อ ERP นี้อยู่

ERP คืออะไร?

ERP เป็นซอฟต์แวร์ที่มีการรวบรวม หรือผนวกฟังก์ชันงานทั้งหมดในองค์กร หรือมีการเชื่อมโยงในส่วนของโมดูลทั้งหมดเข้าด้วยกัน โดยมีการทำงานในลักษณะแบบเรียลไทม์ และ ERP จะได้รับการออกแบบมาบนพื้นฐานของวิธีการปฏิบัติที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรม นั้นๆ (Best Practice) ก็คือมีการกำหนดในส่วนของกระบวนการทางธุรกิจ ที่มีการทดสอบ และสำรวจมาแล้วว่าเป็นวิธีการที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมนั้นๆ ไว้ในตัวของ ERP

ดังนั้น เราจะเห็นได้ว่า มีหลายธุรกิจที่อิมพลีเมนต์ ERP เพื่อผลในการทำ Business Reengi -neering เพราะต้องการปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรให้เป็นไปตามกระบวนการ ที่เป็น Best Practice โดยที่ซอฟต์แวร์ ERP จะสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับลักษณะการดำเนินงานขององค์กรนั้น (ที่เรียกกันว่า Customizing หรือ คอนฟิกูเรชัน) ซึ่งในทางทฤษฎีได้แบ่งซอฟต์แวร์สำเร็จรูปออกเป็น 2 ประเภทคือ ซอฟต์แวร์แพ็กเกจ กับ Customizing Software Package

ข้อแตกต่างของซอฟต์แวร์สำเร็จรูปทั้งสองประเภทก็ คือ ซอฟต์แวร์แพ็กเกจ นั้น เราไม่สามารถจะปรับเปลี่ยนระบบงานในซอฟต์แวร์นั้นได้ตามความต้องการของ ธุรกิจแต่ละแบบ ถ้าต้องการปรับเปลี่ยนซอฟต์แวร์ให้เข้ากับธุรกิจนั้นๆ ก็อาจต้องแก้ไขโปรแกรมของซอฟต์แวร์สำเร็จรูปตัวนั้นเลยทีเดียว แต่ถ้าเป็น Customizing Software Package ระบบของซอฟต์แวร์นั้นๆ ได้เตรียมส่วนที่เรียกว่า Customizing ไว้ให้เราใช้ปรับเปลี่ยนการทำงานของซอฟต์แวร์ ให้เข้ากับรูปแบบในการดำเนินธุรกิจขององค์กรแล้ว

ถ้าจะกล่าวถึงเทคโนโลยีหลักๆ ที่ผลักดันให้เกิดซอฟต์แวร์ ERP ขึ้นมาก็คือ เทคโนโลยีทางด้านระบบฐานข้อมูล และไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์นั่นเอง เพราะระบบ ERP นั้น เป็นระบบที่อินทิเกรตฟังก์ชันงานทั้งหมดขององค์กร ดังนั้นข้อมูลจึงจำเป็นที่จะต้องเก็บอยู่ในฐานข้อมูลกลางด้วย ส่วนไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์นั้น เนื่องจากการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของการบันทึกข้อมูล จากระบบเดิมที่เคยทำงานในส่วนของแบ็กออฟฟิศมาเป็นรูปแบบในการทำงานในส่วนของ ฟรอนต์ออฟฟิศซึ่งต้องการหน้าจอในลักษณะกราฟิก (Graphic User Interface: GUI) ไม่ใช่รูปแบบที่แสดงแต่ตัวอักษร เหมือนสมัยก่อน ดังนั้นไคลเอ็นต์/เซิร์ฟเวอร์จึงสามารถสนองตอบในส่วนความต้องการในเทคโนโลยี ด้านนี้ได้

ซึ่งถ้าลองศึกษาถึงประวัติศาสตร์ของระบบซอฟต์แวร์ สำเร็จรูปทางธุรกิจกันจริงๆ แล้ว จะพบในอดีตประมาณช่วงต้นของทศวรรษที่ 1970 นั้น ผู้ที่อยู่ในทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ให้กับองค์กรต่างๆ มีความต้องการที่จะพัฒนาระบบที่เป็นอินทีเกรตซอฟต์แวร์แพ็กเกจแต่ด้วย เทคโนโลยีทางด้านระบบฐานข้อมูลที่ยังมาไม่ถึง รูปแบบของซอฟต์แวร์ในลักษณะนี้จึงเกิดขึ้นไม่ได้

ERP ก็มีประวัติศาสตร์เหมือนกัน

ก่อนที่จะมีระบบ ERP นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรม ประมาณช่วงทศวรรษ ที่ 1960 ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการ ผลิต หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material Requirement Planning (MRP) ซึ่งก็คือ การใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบ ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษที่ 1970 ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น จึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่อง จักร และส่วนของเรื่องการเงิน นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า Manufacturing Resource Planning (MRP II) จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆ ของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้

ในช่วงที่ผมจบการศึกษาในระดับปริญญาตรีมาใหม่ๆ นั้น ผมได้มีโอกาสได้สัมผัสระบบ MRP II ตัวหนึ่งที่ชื่อ TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์ ถ้าดูจากหน้าจอเมนูหลัก จะพบว่ามีอยู่ 3 โมดูลหลักๆ ด้วยกันคือ Financial Accounting, Distribution และ Manufacturing และในโมดูลของ Manufacturing จะมี MRP รวมอยู่ด้วย จะเห็นได้ว่า ในการนำเอาระบบ MRP II เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆ นั้น ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์กรได้ พอจะนึกออกมั้ยครับว่ายังขาดส่วนของระบบงานใด คำตอบก็คือ ระบบการจัดการทางด้านทรัพยากรบุคคลนั่นเองครับ

นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP โดยที่นิยามของคำว่า ERP นี้ เกิดขึ้นในยุคต้นทศวรรษที่ 1990 โดย Gartner Group ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า ERP ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ 4 M ในองค์กร ซึ่งจะประกอบไปด้วย Material, Machine, Money และ Manpower นั่นเอง ดังนั้นถ้าเราเข้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ ERP เราจะพบว่ามีเมนูของทั้ง MRP และ MRP II รวมอยู่ด้วย เพราะ ERP มีต้นกำเนิดมาจากระบบ MRP และ MRP II นั่นเอง

สรุปแนวคิดคร่าวๆ ของระบบ ERP ERP เป็นซอฟต์แวร์ที่อินทิเกรตฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดทั่วทั้งองค์กร ไม่ใช่ระบบสารสนเทศ ที่สนับสนุนการทำงานเฉพาะส่วนของ Business Function เหมือนในสมัยก่อน ซึ่ง ERP จะสนับสนุนรูปแบบการทำงานในส่วนของ กระบวนการทางธุรกิจซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานในหลายๆ ฟังก์ชัน ERP มีการเก็บข้อมูลทั้งหมดอยู่ใน Common Database ERP มีการทำงานในแบบเรียลไทม์ ถูกพัฒนาขึ้นมาตามมาตรฐานที่เป็น Best Practice ในอุตสาหกรรม ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่า ERP ไม่ใช่เป็นแค่เพียงซอฟต์แวร์แพ็กเกจ แต่มันเป็นแนวทางในการดำเนินธุรกิจ หรือที่เรียกว่าเป็น The way of doing business

ที่มา : http://www.arip.co.th/articles.php?id=405335